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图解:手把手教您如何用OA系统做预算

2019-10-28 15:45:44
  预算管理是企业在日常管理中经常用到的功能,预算管理是利用预算对企业内各单位、各部门、各项目的财务及非财务资源进行分配、管理、控制,以便有效地组织和协调企业的生产经营活动完成既定的经营目标。做好预算相当于为企业节流,大部分公司的管理者对这一块比较重视,如何合理有效的实现预算的申报、调整、审批、关联、监控、预警以及统计都是企业预算管理的重点和难点问题,为此华天OA系统针对企业的这些需求,进行分析、归纳、提炼,最后研发出标准化的预算管理模块,为企业的预算制定和管理提供一套系统且完整的解决方案。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

  那么有了好的协同管理软件,我们如何利用OA系统做好企业预算呢?今天我们用图片手把手教您如何用OA系统做预算。

  首先OA系统可以帮助企业解决预算管理中的如下问题:

  无法为每项预算科目设置科目预警和允许偏差的百分比,导致超出百分比后无法预警提醒,控制能力差。

  预算权限控制混乱,无法分别设置各部门的管理人员,进行预算的申报、调整和查看,往往是各部门经理随意指定人员进行工作。

  预算申报时比较繁琐,通常在申报前都要召开专题会议进行申报指导后,再下发预算申报模板进行各部门的填报。财务部在收到各部门上报的预算后,还要进行整理,然后再统一发送给领导审批。无论是申报人还是财务、领导,都需要耗费很大的精力。

  预算申报后,如果需要调整,又要调动很多人的精力,所以很多公司在预算申报结束后不允许随意调整。

  预算的使用不能有效管控,人情化处理比较严重,即使超出预算了也能够审批通过。

  对于预算整体的使用情况,要花费很大的精力去进行数据的统计,然后才能上报领导。

  增加财务人员负担,每个月月底都要计算各部门预算结余,再转入下月。

  以下步骤可以对预算进行有效管理:

  一、 年度预算申报

  部门预算管理员可在部门预算—年度预算申报中申报部门的年度预算。在此画面中可以显示所有其有权限申报预算的部门,并可显示出哪些部门未申报、哪些部门已经申报、哪些部门申报的预算在审批中。点击申报按钮即可对此部门进行年度预算的申报,申报时可增加预算科目,设置预算额度,发送申请即可。如有审批流程经领导审批通过后则年度预算申报成功。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                                年度预算申报

  二、年度预算调整

  用户在实际使用过程中如需对部门的年度预算额度进行调整,则可以由部门预算管理员在部门预算—年度预算调整中进行调整操作。在年度预算调整的画面中仅显示预算管理员管辖范围内的并且是申报预算成功的部门,同时也可清晰显示部门名称、预算年度、版本、预算金额、支出金额、冻结金额、余额等情况。点击部门名称可以查看此部门的年度预算情况;查看版本信息可以看到此部门的预算历史版本;点击支出金额,可查看此部门年度预算的支出明细;点击冻结金额,可查看此部门年度预算审批中的支出明细。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                                年度预算调整

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                              调整后的预算增额显示

  三、月度预算申报

  部门年度预算申报通过后,部门预算管理员可将年度预算分解到各月,进行部门月度预算申报。在部门预算—月度预算申报中,部门预算管理员可按照单月预算申报或全年月度预算申报两种形式进行月度预算申报,如通过单月预算申报,则需要选择申报的部门名称和预算月份,将此月申报的预算额度填写,进行预算发送;如通过通过全年月度预算申报,则需要选择申报的部门,系统直接会将12个月的预算科目全部列出,填写预算额度后发送即可。当预算审批通过后,则月度预算申报完成。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                               月度预算申报

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                              部门月度预算查看

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                             部门月度预算支出明细

  四、月度预算调整

  用户在实际使用过程中如需对部门的月度预算额度进行调整,则可以由部门预算管理员在部门预算—月度预算调整中进行调整操作。在月度预算调整的画面中可清晰显示部门名称、预算年月、版本、预算总额、已花费预算、冻结中预算、剩余预算等情况。点击部门名称可以查看此部门的月度预算情况;查看版本信息可以看到此部门的预算历史版本;点击已花费金额,可查看此部门月度预算的支出明细;点击冻结中预算,可查看此部门月度预算审批中的支出明细。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                               部门月度预算调整

  五、经费报销单使用

  部门年度预算或月度预算申报通过后,部门内人员就可以通过经费报销单进行本部门相关费用的报销。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                                经费报销单

  用户起草经费报销单时,可选择报销的年月,在报销明细中选择本部门已有的预算科目,选择相应的科目后会出现本科目对应的月度预算余额,用户可填写本次报销金额,提交此报销单。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                               起草经费报销单

  用户提交后,报销的金额会在本部门的冻结中预算处累计,待审批通过后,此次报销金额会累计在已花费预算金额中。如此预算科目设置了科目预警和允许偏差的百分比,则报销合计超出预算总额的科目预警百分比时,系统会自动发送消息提醒,报销总额超出允许偏差的百分比,就不能再进行相关费用的报销申请了。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                            审批中的费用在预算中的显示情况

  六、预算设置

  系统管理员在预算正式使用之前要先进行预算的基本设置,如:预算科目、预算权限、预算月度设置、部门级别设置、预算审批设置、预算申报流程、预算调整流程、月度预算整体申报流程等。

图解:手把手教您如何用OA系统做预算

                                                                部门预算设置

  通过以上图解,相信您已经对华天动力协同OA系统强大的预算模块有了一定的了解,当然文章有篇幅,还有很多细节的功能不能展现出来,如果您感兴趣,欢迎来电,深度挖掘……

  预算管理是利用预算对企业内各单位、各部门、各项目的财务及非财务资源进行分配、管理、控制,以便有效地组织和协调企业的生产经营活动完成既定的经营目标。如何合理有效的实现预算的申报、调整、审批、关联、监控、预警以及统计都是企业预算管理的重点和难点问题,为此华天OA系统针对企业的这些需求,进行分析、归纳、提炼,最后研发出标准化的预算管理模块,为企业的预算制定和管理提供一套系统且完整的解决方案。

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