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[中国软件网]实用为王,用好OA办公系统有窍门

2015-12-28 08:37:43
      作为以流程管理见长的OA系统厂商,华天动力多年来一直致力于流程管理方法的研究和实践,并向行业内外提供了大量这方面的应用实例,让企业的管理者和IT工作者对OA系统中的流程管理有了非常全面和深入的认识。 

      1、因需而生的流程

      在之前《OA系统的流程管理应用特例》一文中,华天动力介绍了一种比较特殊的流程应用模式:一表单多流程。即一个表单预先设置了多个流程,用户在提交工作单的时候,手动从多个流程中选择一个,这是一种简便却又实用的流程设置方法。

      今天华天动力介绍了另一种与该模式类似的流程应用,叫做“预定义流程”。同样也是预先设置好多个流程,但并没有跟某个具体的表单绑定,而是对应多个表单,也就是多表单、多流程的模式。用户在提交工作单的时候,同样从多个流程中选择一个来进行流转。

      为什么会出现这种情况呢?华天动力OA办公系统的实施人员发现,很多企业存在如下的需求: 

      •我可以设置几个固定的审批流程让员工们在发起申请的时候选择使用么? 

      •我们有多个审批事项共用一个流程,怎样做比较简单? 

      •我公司的大部分审批流程都是固定的,但需要由申请人自行选择,如何处理?

      当出现这些情况的时候,就非常适合用华天动力OA办公系统中“预定义流程”的功能。 

      2、灵活的“预定义流程”

      顾名思义,“预定义流程”就是预先定义好流程,当然,可以预定义多个流程。“预定义流程”可以大大提高流程的重用度,并且能加快项目的实施进度和减轻管理员的工作强度。预定义的流程和具体审批单没有对应关系,其主要是设置好流程中的各个节点,以及节点之间的跳转关系。对于流程相对规范或者是计划规范流程的企业,推荐使用预定义流程的实施方法,这是一种很实用的使用方式,也是华天动力OA办公系统实施方法论中的一个显著特点。

      下图为华天动力OA办公系统中“预定义流程”的浏览画面(来自),在图中可以看到,每个设置好的流程都可以指定允许使用的人员,以及修改人,这样,就保证了流程使用和维护的规范。
[中国软件网]实用为王,用好OA办公系统有窍门
      3、“笨办法”更实用

      这是一个发生在某企业的真实故事(姓名均为笔名)。 

      “领导,有这样一个审批流程,你看应该怎么做”,OA系统管理员高新全问他的主管姜程,“有一些特殊情况的借款,没法走固定的借支单审批流程,有时候需要财务经理-总经理批,有时候需要总经理-财务经理批,还有时候需要财务经理-财务总监-总经理批。因为这个流程里面不能设置条件跳转,只能由申请人临时决定,所以没法通过一个流程来实现”。

      姜程说道:“既然由申请人临时决定,你就设置三个预定义流程,让申请人在发送申请的时候自己选择好了,该怎么审批,他心里有数的。如果他选择错误,由审批人进行纠正,因为我们也不知道该怎么审批。”

      高新全:“嗯,这样倒也不错,也不用他来设置流程,只要选一个就可以了。” 

      姜程:“这算是一种半自动化的操作吧,其实有时候,半自动化比全自动化更适合企业。有些流程通过条件跳转设置起来很复杂,还不如用这种笨办法来设置,这样用起来反而简单、实用,也不容易出错。” 

      高新全:“好的,我明白了。” 
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