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如何在OA系统中设置公文分发模式

2017-10-20 13:36:54
  在OA办公系统中,分发公文时可以设置分发的内容吗?比如在分发时是只分发正文或是签批单与正文同时分发吗?

  可以使用华天动力OA系统的“分发模式”的功能。

  分发模式是指在收发文管理的模板设置基本信息设置中,可以设置此模板的分发模式为“只显示正文”或是“签批单和正文同时显示”。设置“只显示正文”后,则重新起草此模板,在分发操作以后的阅读人员只能看到公文正文内容;如果设置“签批单和正文同时显示”,则重新起草此模板,在分发操作以后的阅读人员可以看到签批单和公文正文两部分内容。
如何在OA系统中设置公文分发模式

  分发模式设置适用于哪种情况?下面我们共同看一下应用场景。

  今日,集团办公室秘书王英接到领导要求:“关于公文分发部分,如涉及到人事类、制度类公文则在分发时只给各单位、各部门正文内容即可,比如:人事任命、节庆通知、规章制度等;如涉及到计划类、决议类公文则需要各单位、部门不仅要知晓公文的主体内容,也要了解领导的相关意见,让大家学习和执行。比如:年度工作计划等,这样能让大家有针对性的了解各类公文。”

  接收到这个任务后,王英(行政秘书)便回想起当时参加信息部OA培训时听过这个功能,于是王英(行政秘书)登录OA办公系统查找这个功能。

  “没错,就是这个分发模式功能,有“只显示正文”或“签批单和正文同时显示”。如果我将模板的分类做好,并将每个类别模板都设置下分发模式,这样在此模板下的公文在分发时就可以按照我提前设置的模式内容来分发了。”王英(行政秘书)心想:“我先试一下。”

  王英(行政秘书)经过测试正是领导想要的结果,此时王英(行政秘书)心里暗喜:“看来平时多学习些OA功能很重要啊,哈哈,我也能解决问题了。”

  那么,华天动力协同OA系统中的分发模式设置功能是如何实现的呢?

  1.我们以公文发文为例,进入到公文发文发文管理发文设置发文模板设置中。
如何在OA系统中设置公文分发模式

  2.以“金信集团有限公司函”为例说明下分发模式的用法,勾选此模板点击“修改基本信息”按钮。
如何在OA系统中设置公文分发模式

  3.进入到修改模板基本信息画面后,找到分发模式,我们先选择“只显示正文”的模式,看下此种模式的效果。
如何在OA系统中设置公文分发模式

  4.我们起草一个公文如“北京金信集团有限公司考勤管理制度”,在审批结束后到监控下找到此公文,并将此公文分发给王大勇(后勤秘书)。
如何在OA系统中设置公文分发模式

如何在OA系统中设置公文分发模式

  5.分发之后,登录王大勇(后勤秘书)的帐号点击发文阅读菜单查看此条公文,只有正文内容,其效果如下图。
如何在OA系统中设置公文分发模式

  6.我们再回到修改模板基本信息画面中,将此模板的分发模式改为“签批单和正文同时显示”,并保存此设置。
如何在OA系统中设置公文分发模式

  7.再重新起草一个公文“关于《电话管理规定》的意见”,在审批之后到监控中找到此公文将其分发给刘晓宇(办公室主任)。
如何在OA系统中设置公文分发模式

如何在OA系统中设置公文分发模式

  8.登录刘晓宇(办公室主任)的帐号点击发文阅读菜单,查看此单公文,可以看到签批单和公文正文两部分,如下图所示。
如何在OA系统中设置公文分发模式

如何在OA系统中设置公文分发模式

如何在OA系统中设置公文分发模式

  如果OA系统的公文收发模块不能具有华天动力协同OA系统“分发模式”这样的人性化设计,而只能实现简单的公文传递功能,这样的OA办公系统于企事业单位信息化办公来说,其意义并不大。华天软件充分考虑企事业单位日常办公中的工作情景,全面满足不同岗位用户的不同办公需求,完美应对用户在实际应用场景中可能会出现的各类问题,将细节设置渗透于OA系统的各个模块中,为广大企事业单位提供最佳协同办公方案。

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