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不怕查档翻旧账 政务OA系统档案中心简介

2019-04-25 16:55:00
  在政府部门的日常工作中,需要接收和制作大量的公文和资料,这些公文和资料在使用过后,根据归档要求经过整理后就变成了档案。随着政府工作的日益规范,各部门工作人员往往要回过头来查询相关档案作为依据,以便于工作的顺利开展。

  但是档案查询相对来说也不是那么简单的,主要有两个原因,一是要经过借阅审批程序才能够进行档案查询,二是目前档案以实物为主,查询起来速度较慢。如果遇到查询的文件和资料是还没有被归档整理的话,查询起来就更加麻烦,甚至存在一时半会找不到的情况。

不怕查档翻旧账  政务OA系统档案中心简介

  其实上述问题的根源在于档案的收集整理没有完全实现数字化,特别是在初始的文件和资料使用阶段没有进行数字化处理,这也是实物档案在日常工作中所面临的一些现实问题。

  华天动力政务版OA系统提供了完善、便捷的数字化档案管理功能,从接收和印发公文的时候就将文件进行数字化处理录入OA系统,数字化文件使用完毕后,档案管理员可以在政务版OA系统的档案中心对这些文件进行整理,录入数字化档案馆,实现电子档案和实物档案一并保存,查询、借阅更加方便快捷的目标。下面就为大家展示一下华天动力政务版OA系统档案中心的常用功能。

  档案设置

  档案中心在正式使用前需要系统管理员先进行基本设置,包括建立档案密级、保存期限、档案管理员、类目维护和案卷维护等等。档案管理员拥有档案中心管理的全部权限,可以设置负责档案管理的工作人员账号为档案管理员。系统管理员根据相关要求设置后档案密级选项(如公开、秘密、机密、绝密等)、档案保管期限(默认为短期、长期、永久,亦可修改为10年、30年、永久),按照档案建立的具体情况设置类目的层级,创建类目名称、选择父类目和类目管理员,然后建立案卷编号和名称,并设置案卷年月、存放位置,选择案卷的所属类目、保存期限和密级。

不怕查档翻旧账  政务OA系统档案中心简介

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  档案维护

  档案管理员在OA系统档案维护模块点击已有类目下的案卷名称后,点击新建档案按钮即可新建档案。在新建档案时需输入档案的编号和档案的名称,存储的方式可选择纸质存储或者电子存储,若选择电子存储,则需上传电子文件,而所属案卷、保存期限和密级会根据点击的案卷的名称自动带出所属案卷的相关信息。在OA系统档案维护中还可以对在库的档案进行修改和销毁操作。

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  档案浏览

  档案管理员可以在OA系统档案浏览模块下查看本单位的所有档案,可通过档案编号或者档案名称对档案进行排序,还可通过存储方式和状态对档案进行筛选,还可以直接通过档案名称进行搜索。

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  档案借阅

  需要借阅档案时,借阅者登录政务版OA系统之后在档案中心的借阅模块发起借阅申请,借阅者需要填写借阅事由并选择申请借阅日期和归还日期,供档案管理员审批时查看。档案管理员可以在OA系统借阅审核模块下查看普通用户发起的借阅申请,做出同意借阅或不同意借阅的选择,当同意借阅时,管理员需要选择相应档案并借出。

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  借阅历史

  档案管理员可以在OA系统借阅历史模块查看所有用户借阅的档案记录,并可将借出的档案收回。管理员在查看OA系统档案借阅历史时,可以通过借阅人和档案名称进行搜索。

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  档案销毁记录

  在OA系统档案维护下销毁的档案可以在档案销毁记录下查看,被销毁的档案会记录销毁人和销毁日期,并可通过档案名称进行搜索。

  通过上述介绍,相信大家对于华天动力政务版OA系统的档案中心已经有了一个相对完整的初步认识。在华天动力政务版OA系统的档案中心管理下,所有录入系统的电子文件都可以转化为数字档案,不论在保管、浏览、借阅还是销毁上,都可以实现高效便捷的管理,对于进一步提升档案工作效率有着十分积极的作用。

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