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办公用品难管理?OA系统帮你解决

2019-12-03 14:31:26
  办公用品模块是办公自动化系统的重要组成部分,它不仅实现了对办公用品的出入库和库存盘点进行规范化管理,还进一步实现了对办公用品的采购、入库、领用、分配等细节进行流程化管理。为了更贴合实际使用,在应用上进行了人性化的设计,实现领用人无需查询库存直接描述需求的模糊领用方式。对于同一企业在不同省市有多处办公场所也做了处理,既能支持统一采购统一发放,又能支持划区采购自行管理的不同管理模式。抓好办公用品管理,可以进一步助力现代组织实现精细化管理。

办公用品难管理?OA系统帮你解决

  企业办公用品管理主要存在的现象和问题是:

  采购无法管控

  用品管理员提出的采购清单不清楚,采购人员随意采购,价格、质量无法管控。

  领用时方才发现库存不足

  对库存的盘点只是为了盘点而盘点,对于每种物品的实际使用数量只凭经验提出采购。直接导致的后果是,要么大量剩余无用物品,堆积在仓库中占用仓储面积并过度花费;要么当出现大批领用时无物可领,对工作产生极不好的影响。

  过度领用

  用品的领用靠与用品管理员或领导“关系好”,自行到仓库中“挑选”好东西,对日常能够用到的物品多领多用,导致企业大量不必要的开支。

  华天动力协同OA系统办公用品管理有如下优势:

  1. 与线下管理的一致性

  办公用品管理包括物品采购、入库、领用、分配使用人、盘点等使用功能。对每一件办公用品都可以记录其购入、入账、领用、分配的详细信息。与线下管理流程一致,不会因为系统的上线而出现管理的分歧。

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  2. 库存盘点

  管理员能够进行库存盘点,当库存数量与实际库存不符时,可以手工修改库存,保存后会生成盘点日志。

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  3. 领用便捷

  普通用户不需要查看库存,只要描述出需要的物品即可。

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  4. 分类管理

  可以对用品进行分类管理,将办公用品、劳保用品、一次性用品、招待品等分类管理。

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  5. 分区管理

  办公用品可以按区域进行管理,办公用品根据区域的划分,各区域人员只可领取自己区域的办公用品,满足了异地办公的管理需求。

  华天动力协同OA系统办公用品管理不仅有如上功能,还可与其他模块很好的联动起来,为协同办公起到事半功倍的效果。

  1. 与审批功能联动

  办公用品的采购、领用都可以启用审批流程实现业务。若需要审批流程,可根据实际需求创建审批流程并分配对应权限。在审批流程中能够直接增加用品管理员的操作,在经过该节点时,用品管理员能够进行实际物品分配,审批通过后被分配的物品库存会直接减少。

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  扩展功能:能够根据客户的要求做相关单据的定制,确保与客户的实际业务需求相符。

  2. 与人力资源模块联动

  员工填写离职申请单或者人力资源对员工进行离职操作时,系统会检查该员工未处理事项,其中包括该员工已经领用的办公用品。相关负责人能够检查并收回重要物品后该员工才能够正常离职。

  华天动力协同OA系统办公用品管理对企事业单位有非常多的好处。第一、能帮助企事业单位建章立制,明确职责,企事业单位通过建章立制来规范办公用品的管理,明确财务、采购和具体使用者在办公用品领用过程中各自的职责,把责任落实到个人。实现“以制度管事”、“有章可循”。第二、节约成本,采之能用,办公用品的采购繁琐、项目多,零散的办公用品采购频率高,有一个规范的管理系统,可达到精确管理的效果。以库存管理为例,在采购、领用、发放等流程中,都能够实施有效管理,节约成本。

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